Apostille

W Laut oferujemy kompleksową pomoc w uzyskaniu Apostille oraz przeprowadzeniu legalizacji dokumentów, niezbędnych poświadczeń, gdy Twoje dokumenty mają być użyte za granicą. Zapewniamy profesjonalne wsparcie na każdym etapie procedury, gwarantując spokój i pewność, że Twoje dokumenty zostaną prawidłowo przygotowane do obiegu międzynarodowego.

Czym jest Apostille?

Apostille to specjalne poświadczenie urzędowego charakteru dokumentu krajowego, które jest wymagane, gdy dokument ma zostać użyty w państwie będącym stroną Konwencji Haskiej z 1961 roku, znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych. Potwierdza ono autentyczność podpisu osoby, która podpisała dokument, jej charakter urzędowy oraz tożsamość pieczęci lub stempla umieszczonego na dokumencie. Polska jest sygnatariuszem tej konwencji, podobnie jak ponad 120 innych państw z tej listy. W Polsce Apostille ma formę zadrukowanej naklejki z odręcznym podpisem urzędnika, pieczęcią urzędową i hologramem.

Kiedy jest wymagane Apostille?

Apostille jest wymagane, gdy polski dokument urzędowy, np. akt notarialny, dokument sądowy, świadectwo ukończenia szkoły, dyplom, czy inny dokument wydany przez polskie władze, ma być przedstawiony w urzędach lub instytucjach zagranicznych w kraju, który uznaje Konwencję Haską. Należy pamiętać, że niektóre dokumenty wydane w państwach członkowskich Unii Europejskiej (np. dotyczące urodzenia, zgonu, małżeństwa, pochodzenia dziecka, miejsca zamieszkania, obywatelstwa czy braku wpisu w rejestrze karnym) mogą być zwolnione z wymogu posiadania Apostille.

Co to jest legalizacja dokumentów?

Legalizacja to poświadczenie o urzędowym charakterze dokumentu krajowego, potrzebne, jeśli ma on być użyty za granicą w państwie, którego nie ma na liście sygnatariuszy Konwencji Haskiej. Jeśli natomiast państwo przeznaczenia dokumentu uznaje i wydaje Apostille, to legalizacja jest zbędna – w takim przypadku należy wystąpić o nadanie Apostille.

Kiedy dokument wymaga legalizacji?

Legalizacja dokumentu jest niezbędna, gdy chcesz użyć polskiego dokumentu za granicą, a kraj docelowy nie jest sygnatariuszem Konwencji Haskiej i tym samym nie uznaje Apostille. W takim przypadku państwa te wymagają zalegalizowania dokumentu.

Legalizacji dokonujemy na wniosek posiadacza dokumentu. Proces ten dotyczy polskich dokumentów urzędowych, zarówno tych w formie papierowej, jak i pism zawierających urzędowe poświadczenia.

Jak w praktyce wygląda legalizacja dokumentu?

Legalizacja dokumentu to proces wieloetapowy, który ma na celu potwierdzenie autentyczności Twojego polskiego dokumentu, aby mógł być legalnie używany w krajach, które nie uznają Apostille. Oto, jak to zazwyczaj wygląda:

1. Wstępne uwierzytelnienie (jeśli wymagane): Zanim dokument trafi do Ministerstwa Spraw Zagranicznych (MSZ) w celu legalizacji, niektóre rodzaje dokumentów muszą zostać uwierzytelnione przez odpowiednie instytucje, które je wydały lub są za nie odpowiedzialne. To pierwszy krok, który potwierdza, że dokument jest poprawny „u źródła”. Przykładowo:

   • Dyplomy ukończenia studiów najpierw potwierdza Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej.

   • Dokumenty wydawane przez szkoły artystyczne: Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego.

   • Dokumenty szkolne i maturalne wymagają uwierzytelnienia przez Ministerstwo Edukacji Narodowej lub okręgowe komisje egzaminacyjne.

   • Dokumenty handlowe i sądowe mogą wymagać potwierdzenia przez odpowiednie organy w zależności od ich charakteru.

2. Legalizacja w Ministerstwie Spraw Zagranicznych (MSZ): Po ewentualnym wstępnym uwierzytelnieniu, dokument jest przekazywany do MSZ. Tam urzędnik sprawdza autentyczność podpisu osoby, która podpisała dokument, jej stanowisko oraz pieczęć. Po pomyślnej weryfikacji na dokumencie (lub na osobnym arkuszu dołączonym do niego) umieszczana jest specjalna naklejka legalizacyjna z podpisem urzędnika, pieczęcią i hologramem. Potwierdza to, że dokument jest autentyczny i został wydany przez uprawnioną polską instytucję.

3. Legalizacja w konsulacie/ambasadzie kraju docelowego: To kluczowy i często pomijany etap. Sama legalizacja w polskim MSZ nie wystarcza, aby dokument był uznany za granicą w kraju, który nie uznaje Apostille. Po legalizacji w MSZ musisz przedstawić dokument w przedstawicielstwie dyplomatycznym (ambasadzie lub konsulacie) kraju, w którym zamierzasz go użyć. Placówka ta, akredytowana na terenie Polski, dokonuje ostatecznego uwierzytelnienia. Dopiero po uzyskaniu pieczęci i podpisu od konsula lub przedstawiciela tego kraju, dokument jest w pełni zalegalizowany i gotowy do użycia za granicą.

W praktyce oznacza to, że aby Twój dokument został w pełni zaakceptowany w kraju, który nie uznaje Apostille, musi przejść przez ten dwustopniowy proces legalizacji: najpierw w polskim MSZ, a następnie w konsulacie kraju docelowego.

Procedura uzyskania Apostille i Legalizacji

Pomożemy Ci przejść przez całą procedurę uzyskania Apostille lub legalizacji dokumentów.

Kroki ogólne:

1. Przygotowanie dokumentów: Upewnij się, że posiadasz oryginalny dokument, na którym ma zostać nadane poświadczenie. Pamiętaj, że nie ma możliwości nadania Apostille ani legalizacji na kserokopii dokumentu ani na wydruku z platformy ePUAP.

2. Opłata skarbowa: Należy uiścić opłatę skarbową za każdy poświadczany dokument.

3. Prawidłowe wypełnienie wniosku o nadanie Apostille lub legalizacji.

Czas realizacji

Wnioski o Apostille i legalizację są zazwyczaj realizowane sprawnie. Czas oczekiwania na poświadczenie w Ministerstwie Spraw Zagranicznych może wynosić od ręki (w przypadku dokumentów niewymagających dodatkowych poświadczeń) do 30 dni w przypadku wniosków korespondencyjnych. Naszym celem jest maksymalne przyspieszenie procesu i informowanie Cię na bieżąco o postępach.

Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej i skorzystać z profesjonalnej pomocy w uzyskaniu Apostille lub legalizacji dokumentów!